Program partnerski Lunch Pass | Sodexo – Akceptanci Strefa
Akceptanta

Witaj na stronie Sodexo Strefa Akceptanta | Sodexo Polska | Sodexo Group

Rozliczenia Kuponów

Akceptant MOŻE przyjmować wyłącznie takie rodzaje Kuponów, na które została podpisana Umowa lub aneks do Umowy pomiędzy Sodexo Benefits and Rewards Services a Akceptantem.

O rodzajach Kuponów, które zostaną przyjęte od Akceptanta do rozliczenia przez Sodexo, decydują zapisy Umowy.

• Informacje o wszystkich rodzajach Kuponów Sodexo oraz datach ich ważności można znaleźć na stronie internetowej www.Akceptant.Sodexo.pl

Akceptant NIE MOŻE przyjmować Kuponów, które są:

• uszkodzone (podarte, zmięte, sklejone, zabrudzone w stopniu uniemożliwiającym identyfikację)

• pozbawione wyraźnego hologramu, kodu kreskowego oraz cyfr nad kodem

• niezgodne ze wzorem lub na których stwierdzono brak standardowych zabezpieczeń Kuponów Sodexo

• ostemplowane przez inny punkt akceptujący

• po upływie terminu ważności wskazanego na Kuponie

Uwaga

Kupony należy dostarczyć do Sodexo najpóźniej w terminie jednego miesiąca od daty upływu ich ważności.

Poniżej w kilku krokach znajdziesz informacje w jaki sposób należy przygotować przesyłkę z Kuponami do Sodexo:

Rozwiń wszystkie >>

Krok 1

Rozdziel Kupony wzdłuż perforacji (nowe formaty), tak by każdy Kupon był osobno.

Krok 2

Postaw pieczęć, która zawiera dane punktu akceptującego, na każdym pojedynczym Kuponie, w miejscu wskazanym na jego odwrocie.

Krok 3

Uporządkuj Kupony według rodzajów i nominałów oraz ułóż wszystkie w jedną stronę (tj. nazwa Kuponu i nominał na górze, a kody kreskowe na dole).

Tak ułożone Kupony owiń gumką recepturką lub banderolą

Uwaga

Nie stempluj i nie dokonuj żadnych zapisków z przodu Kuponu. Nie zszywaj, nie dziurkuj, nie sklejaj Kuponów – działania takie mogą uniemożliwić identyfikację Kuponów i ich rozliczenie.

Krok 4

Przygotuj Zbiorcze Zestawienie Kuponów do Rozliczenia (Załącznik nr 1 do Umowy o Akceptacji Kuponów Sodexo).

Korzystaj tylko i wyłącznie z:

• wzoru Zbiorczego Zestawienia każdorazowo przekazywanego przez Sodexo z fakturą VAT, ponieważ zawiera ono indywidualny kod kreskowy z Twoim unikalnym identyfikatorem rozliczenia lub

• wzoru Zbiorczego Zestawienia, dostępnego pod adresem www.Akceptant.Sodexo.pl, który jest wzorem ogólnym bez danych identyfikujących właściciela rozliczenia.

Nie korzystaj z wzorów innych punktów akceptujących – wzory mogą zawierać kody kreskowe z zapisem indywidualnych identyfikatorów rozliczenia,

Uwaga

Zgodnie z Umową brak Zbiorczego Zestawienia Kuponów do Rozliczenia może stanowić podstawę do wstrzymania płatności za przekazane do Sodexo Kupony (a za datę dostarczenia Kuponów może być uznana data dosłania Zbiorczego Zestawienia na wskazane adresy kontaktowe Sodexo).

Uwaga

W przypadku podjęcia przez Sodexo decyzji o rozliczeniu przekazanych Kuponów bez Zbiorczego Zestawienia Kuponów do Rozliczenia otrzymasz, wraz z fakturą VAT, Protokół Rozbieżności, który należy podpisać i odesłać do Sodexo (w tym przypadku tracisz możliwość wniesienia rveklamacji), w przypadku gdy Zbiorcze Zestawienie Kuponów do Rozliczenia będzie zawie- rało błędne wyliczenia bądź nie będzie ich zawierało w ogóle, Sodexo, wraz z fakturą VAT, przekaże Ci Protokół Rozbieżności, który należy podpisać i odesłać do Sodexo.

Krok 5

Spakuj przygotowane (zgodnie ze wskazówkami) Kupony wraz z wypełnionym i podsumowanym Zbiorczym Zestawieniem Kuponów do Rozliczenia w nieprzeźroczystą, bezpieczną kopertę jednorazowego użytku, która zawiera swój unikalny numer (jest to koperta, której otwarcie nie jest możliwe bez jej widocznego naruszenia lub zniszczenia).

• Jedna koperta powinna zawierać około 5 000 sztuk pojedynczych Kuponów oraz Zbiorcze Zestawienie;

• Jedna przesyłka, odbierana przez upoważnionego kuriera, nie może zawierać więcej Kuponów niż na kwotę 300 000 PLN (trzysta tysięcy złotych). W przypadku przesyłek o większej wartości Kupony należy zapakować w osobne koperty, każda o wartości nie większej niż 300 000 PLN.

Uwaga

Na Zbiorczym Zestawieniu wpisz w wyznaczonym miejscu numer bezpiecznej koperty, a odcinek z numerem pozostaw u siebie.

Przygotowanie wielopaczki

Jeśli wysyłają Państwo duże ilości Kuponów, jednak nieprzekraczające wartości 300 000 PLN, istnieje możliwość przesłania ich jako tzw. wielopaczki. Polega to na spakowaniu Kuponów w kilka kopert TNT i nadanie im odpowiednio kolejnych numerów porządkowych.

Dla przykładu: wielopaczka składająca się z 4 przesyłek (paczek) powinna być oznaczona kolejno:
• pierwsza przesyłka – paczka jako 1 z 4,
• druga przesyłka – paczka jako 2 z 4,
• i kolejna jako 3 z 4,
• ostatnia, czwarta przesyłka – paczka jako 4 z 4.

Jedną wielopaczkę możesz nadać jednym listem przewozowym.

Zbiorcze Zestawienie Kuponów do Rozliczenia w wielopaczki można przygotować na 2 sposoby:
• wypełniając oddzielne Zbiorcze Zestawienie do każdej przesyłki wchodzącej w skład wielopaczki, zawierającej liczbę i kwotę Kuponów do rozliczenia w ramach tej przesyłki lub
• przygotowując jedno Zbiorcze Zestawienie dla wielopaczki, stanowiące podsumowanie ilości i wartości Kuponów zawartych we wszystkich przesyłkach – paczkach składających się na wielopaczkę. W tym przypadku prosimy o włożenie oryginału Zestawienia do pierwszej albo ostatniej przesyłki, a do pozostałych przesyłek – paczek składających się na wielopaczkę, prosimy włożyć kopię Zbiorczego Zestawienia.

W przypadku braku oznaczenia pojedynczych paczek kolejną liczbą porządkową, przesyłki mogą zostać przyjęte i rozliczone w Sodexo na ogólnych zasadach, javko paczki z brakiem Zbiorczego Zestawienia lub Zestawieniem błędnym.

Krok 6

Wyślij Kupony do Sodexo.

Dostarczenie Kuponów do Sodexo Benefits and Rewards Services na adres: ul. Marywilska 34 (budynek I1), 03-228 Warszawa może się odbywać za pośrednictwem:

Rozwiń wszystkie >>

Firmy kurierskiej TNT Express Worldwide Poland Sp. z o.o.

Sodexo Benefits and Rewards Services zaleca korzystanie z usług firmy kurierskiej TNT Express Worldwide Polska Sp. z o.o., ponieważ gwarantuje to:
• bezpieczeństwo przesyłek z Kuponami,
• preferencyjne stawki opłat za usługę kurierską,
• dogodny sposób rozliczania i fakturowania usługi kurierskiej.

Jeśli zdecydujesz się zamówić usługę przekazania Kuponów do rozliczenia za pośrednictwem kuriera TNT, zadzwoń pod numer 0 801 300 868 i dokonaj zlecenia na rzecz Sodexo Benefits and Rewards Services podając numer klienta – 35031. Tylko wówczas usługa zostanie zrealizowana w ramach umowy zawartej między Sodexo Benefits and Rewards Services a TNT Express Worldwide.

Procedura bezpiecznego przekazywania Kuponów do rozliczenia za pośrednictwem TNT jest następująca:
• Kupony odbierać będzie w siedzibie/punktach akceptujących upoważniony przedstawiciel firmy kurierskiej TNT,
• każda przesyłka odbierana przez upoważnionego kuriera nie może zawierać więcej Kuponów niż na kwotę 300 000 PLN (trzysta tysięcy złotych). W przypadku przesyłek o większej wartości prosimy zapakować Kupony w osobne koperty, każda o wartości nieprzekraczającej 300 000 PLN,
• podstawą przyjęcia przesyłki przez firmę kurierską TNT będzie spakowanie jej w bezpieczną kopertę i wypełnienie przez Ciebie listu przewozowego.

Uwaga

• Prosimy nie zaznaczać w liście przewozowym żadnych dodatkowych usług, np. Express do 9.00, itp.
Zaznaczenie
• Odcinek z numerem bezpiecznej koperty wraz z kopią Zbiorczego Zestawienia Kuponów do Rozliczenia pozostają u Ciebie.

List przewozowy TNT

Uwaga

• numeru klienta 35031 (numer Sodexo) możesz używać tylko i wyłącznie do przesyłania Kuponów do rozliczenia
• paczki należy pakować samodzielnie, nie przekazując tej czynności kurierowi,
• przesyłki nie trzeba ubezpieczać,
• Sodexo Benefits and Rewards Services przejmuje odpowiedzialność za przesyłkę od momentu dostarczenia jej do siedziby Sodexo.

Opłatę za przesyłkę uiści Sodexo, zgodnie z umową zawartą pomiędzy Sodexo Benefits and Rewards Services a TNT Express Worldwide Polska. Raz w miesiącu Sodexo obciąży Cię kosztami przesyłek zgodnie z fakturą firmy kurierskiej.

Uwaga

• Jeśli przekazujesz Kupony do rozliczenia przynajmniej raz w miesiącu, kwota faktury zostanie skompensowana – potrącona z kolejnego rozliczenia przekazanych do Sodexo Kuponów do rozliczenia,
• Jeśli przekazujesz Kupony do rozliczenia rzadziej niż raz w miesiącu, prosimy o rozliczenie z Sodexo opłaty za przesyłkę przelewem bankowym na rachunek Sodexo Benefits and Rewards Services wskazany na fakturze VAT, w terminie 14 dni od dnia jej otrzymania.

Inna, dowolna firma kurierska

Paczki wysyłane za pośrednictwem innej niż TNT poczty kurierskiej są wysyłane na Twój koszt i odpowiedzialność bez jakiegokolwiek pośrednictwa Sodexo.

Poczta Polska (nierekomendowana ze względu na brak możliwości kontroli przesyłki)

Jeżeli jednak zdecydujesz się na przysłanie Kuponów Pocztą Polską, prosimy przesyłać je w formie listu poleconego za zwrotnym potwierdzeniem odbioru lub paczki pocztowej, nadawanej na odpowiedzia- lność nadawcy – co może być uzasadnione jedynie przy niewielkich kwotach wartości Kuponów przesłanych do rozliczenia.

Uwaga

Sodexo Benefits and Rewards Services nie odpowiada za kradzieże bądź zaginięcie przesyłek nadanych za pośrednictwem Poczty Polskiej. Sodexo Benefits and Rewards Services przejmuje odpowiedzialność za przesyłkę dopiero z chwilą jej odbioru w siedzibie Sodexo.

Osobiste dostarczenie do siedziby Sodexo

Kupony można dostarczać osobiście do siedziby Sodexo Benefits and Rewards Services w dni robocze w godzinach od 9.00 do 17.00. Kupony odebrane zostaną przez pracowników recepcji Sodexo, którzy potwierdzą odbiór paczki na kopii Zbiorczego Zestawienia, z podaniem daty odbioru wraz

z adnotacją „Potwierdzam odbiór bez sprawdzenia zawartości”.

Uwaga

Nie ma możliwości przeliczenia Kuponów na miejscu przez pracowników recepcji.

Wszystkie reklamacje i uwagi dotyczące nieprawidłowości rozliczeń Kuponów, w tym prośby o rozszerzenie Umowy o rodzaje Kuponów dotąd nieobjętych kontraktem, należy zgłaszać pisemnie w terminie 30 dni od daty wystawienia faktury na podane poniżej adresy Sodexo lub wskazany numer faksu.

Po przekroczeniu określonego powyżej terminu Kupony są przekazywane do zniszczenia, co uniemożliwia przeprowadzenie procesu reklamacyjnego.

Reklamacje rozpatrywane będą w terminie 14 dni kalendarzowych od daty wpłynięcia wniosku do Sodexo Benefits and Rewards Services.

Uwaga

Reklamacji nie podlegają:
• Kupony nieostemplowane,
• przesyłki bez Zbiorczego Zestawienia
Kuponów do Rozliczenia

• Kupony przesłane do rozliczenia do Sodexo później niż w ciągu miesiąca od upływu daty ich ważności,
• Kupony przesłane do rozliczenia bez wyraźnego hologramu, kodu kreskowego oraz cyfr nad kodem.

W przypadku wątpliwości, czy przesyłka została dostarczona do Sodexo Benefits and Rewards Services, prosimy o kontakt pod numerem telefonu: 22 535 11 11.

W celu uzyskania informacji o dostarczeniu przesyłki do Sodexo Benefits and Rewards Services konieczne będzie podanie numeru nadawczego lub numeru listu przewozowego.

W przypadku dodatkowych pytań informacji udzieli Ci pracownik Sodexo Benefits and Rewards Services pod numerem telefonu: 22 535 11 11.

Wszelkie zmiany danych w Umowie dotyczące przede wszystkim:

  • zmiany rachunku bankowego,
  • zmiany danych do faktury,
  • dodania nowego punktu akceptującego,
  • likwidacji istniejącego punktu akceptującego,
  • zmiany adresu do korespondencji,

• zmiany danych kontaktowych (przedstawiciel Akceptanta, numer telefonu) należy kierować na podany poniżej adres Sodexo, adres e-mailowy lub numer faksu.

Sodexo Benefits and Rewards
Services Polska Sp. z o.o.

ul. Kłobucka 25 02-699 Warszawa
Nr tel. 22 535 11 11
Nr faks: 22 535 10 01
e-mail: info.svc.pl@sodexo.com

e-Faktury

Sodexo Benefits and Rewards Services może zaoferować Ci dostarczanie dokumentów księgowych drogą elektroniczną. Główną zaletą takiego rozwiązania jest oszczędność czasu
faktura w formie elektronicznej zostanie dostarczona dużo szybciej niż tradycyjny list.

Faktury wysyłane drogą elektroniczną zapisane zostaną w formacie PDF z możliwością odczytu za pomocą darmowej aplikacji Adobe Acrobat Reader. Format PDF uniemożliwia jakąkolwiek zmianę w treści, co gwarantuje, iż wysłane przez nas dokumenty dotrą jako plik oryginalny, bez najmniejszej ingerencji osób trzecich.

Wysyłanie dokumentów księgowych drogą elektroniczną bez konieczności opatrywania dokumentów bezpiecznym podpisem elektronicznym umożliwiło wejście w życie Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia

20 grudnia 2012 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. 2012.1528).

Jedynym warunkiem do przekazywania Państwu faktur drogą elektroniczną jest przesłanie do Sodexo Benefits and Rewards Services Polska wypełnionego formularza „Zgoda na przesyłanie faktur drogą elektroniczną”.

wypełnij formularz on-line

Pobierz formularz pdf do druku, a następnie wyślij na adres:

Sodexo Benefits and Rewards
Services Polska Sp. z o. o.
ul. Kłobucka 25
02-699 Warszawa

sprawdz-status-kuponu

Sprawdź status Kuponu

Sprawdź status Kuponu Sodexo za pomocą jego numeru.

Dowiedz się więcej
zabezpieczenia-kuponow

Zabezpieczenia Kuponów

Sprawdź aktualne zabezpieczenia Kuponów Sodexo!

Dowiedz się więcej